לכל משרד יש סביבת עבודה מסויימת, שנובעת לא רק מהעיצוב עצמו אלא בעיקר ובפרט מהעובדים שמבלים שעות ארוכות בסביבה הזו. לכל אחד מהם צרכים אחרים שנובעים מסוג התפקיד שהם ממלאים ולכל אחד העדפות אחרות בכל הקשור לעיצוב הסביבה בה הם עובדים. אחת השאלות שעומדות בפני כל בעל משרד שעומד לפני תהליך עיצוב או שיפוץ של החלל היא האם לשתף את העובדים בתהליך.
למה כן?
בין אם מדובר בתהליך של עיצוב מרפאות או שיפוץ של משרד הייטק, העובדים הם אלו שמבלים בחלל הזה כל היום. הם אלו שצריכים לזוז ממקום למקום, לעבוד מול המחשב בסביבה מסויימת, לתקשר זה עם זה, לארח אנשים לפגישות עבודה, לערוך ישיבות ולעשות את כל הפעולות השגרתיות שממלאות את יום העבודה.
תהליך של שיתוף העובדים או לפחות תהליך של בדיקה מול העובדים מהם האלמנטים החשובים לגביהם בחלל העבודה יעזור להגדיר את הצרכים של המשרד ושל המקום. על המעצב שייקח את הפרויקט על עצמו תוטל למעשה המשימה לקחת את כל רשימת ההערות של העובדים ולמצוא פתרונות עיצוביים מתאימים שיספקו גם סביבת עבודה נוחה ופונקציונלית וגם מראה מעוצב ואסתטי למשרד.
במקרים רבים, למשל במקרה של עיצוב מרפאות יש דרישות ייחודיות לכל חדר ולכל עובד. חדר שמשמש טכנאי אולטראסאונד במרפאה שונה לגמרי מחדר הקבלה למרפאה. בכל מקום צריך אלמנטים עיצוביים ופונקציונליים אחרים ואין מי שמכירים טוב יותר את הצרכים מאשר העובדים.
במקרים רבים המעצב לא בקיא בדרישות ובצרכים של העובדים מבחינה פרקטית ומתעסק רק בנושא העיצוב. שיתוף של העובדים בתהליך, לפחות בשלב הבנת הצרכים יעזור לבסס תוכנית עיצוב שהיא גם אסתטית וייחודית אך גם פרקטית.
למה לא לערב?
במקרים רבים בוחרים בעלי המשרד שלא לערב את העובדים בתהליך עיצוב המשרד. הסיבות לכך נובעות בדרך כלל מהחשש שהעובדים יבטאו הרבה דרישות ויפגמו ברעיונות העיצוביים הדרושים.
למעשה הדילמה היא האם לתת לעובדים את ההזדמנות לחלוק את מה שהם חושבים על החלל שבו הם עובדים ולשמוע מהם מה הם צריכים או לנסות לעמוד על הצרכים באופן דיסקרטי ואישי, לא קבוצתי, מול המעצב.
עירוב העובדים בשלב הרעיון פירושו הבנת הצרכים של כל משרד ומשרד
המסקנה שעולה מכל תהליך של עיצוב חלל ציבורי, בין אם מדובר בעיצוב לובי ציבורי או עיצוב מרפאות פרטיות הוא שכדאי לשתף את העובדים שנמצאים בחלל זמן רב ומכירים אותו היטב.
שיתוף העובדים בשלב הרעיון, אז יש צורך להבין את הצרכים והפונקציות שהחלל ממלא, יעזור לבנות תוכנית עבודה טובה ויעילה יותר, ימנע בסופו של דבר את הצורך בשינויים ותיקונים כעבור תקופת זמן לאחר השיפוץ וייצור עיצוב נעים ונוח יותר עבור העובדים, מבלי להתפשר על האלמנטים האסתטיים.